Uw medewerkers maken onkosten. Voor benzine, voor studie of voor een broodje onderweg. De verwerking van die onkosten vraagt vaak onevenredig veel tijd van uw financiële administratie. Het kan anders: met de module Onkosten Declaratie (OD) van Elvy. Medewerkers worden voortaan zelf verantwoordelijk voor het correct invoeren van bonnetjes en declaraties. Dat maakt het verwerken van de boeking door de collega’s van de administratie een stuk simpeler en de kans op fouten aanzienlijk kleiner.
Bonnetjes en declaraties zijn in veel bedrijven een bron van ergernis. Gegevens kloppen niet of kloppen maar half. Het is vaak onduidelijk waarom en door wie bepaalde kosten zijn gemaakt. Of er worden kosten gedeclareerd zonder dat er een bon aanwezig is. De verwerking kost uw medewerkers veel tijd. Dan gaat het niet alleen maar om invoer in de administratie, maar ook om het fiatteren van de kosten door managers. En u loopt het risico dat u onterecht kosten vergoedt. Of dat onkosten onjuist in uw administratie terecht komen.
- Medewerkers hebben voortaan zelf de verplichting tot registratie van hun onkosten.
- Dat gebeurt online. Het enige wat zij nodig hebben is een scanner of smartphone.
- Daarna is het aan de verantwoordelijke manager om zijn of haar fiat aan de declaratie te geven.
- Dan komt de boeking bij de financiële administratie terecht, die kan zorgen voor betaling.
Zoveel voordelen in één pakket ?
- De foutenmarge daalt. Een medewerker die zelf zijn bonnetjes of declaraties registreert, let er zelf op dat die registratie foutloos is - dat is in zijn eigen belang!
- Uw medewerker kan via Elvy OD ook achterhalen wat de status is van de declaratie.
- Uw financiële medewerkers en de verantwoordelijke manager worden minder vaak lastig gevallen met vragen over al of niet betaalde bonnen en declaraties.
- Als per 1 januari 2014 definitief de werkkostenregeling wordt ingevoerd, heeft u al een voorsprong: u weet met Elvy OD precies welke kosten zijn gemaakt en u kunt maximaal de hand houden aan het onbelast vergoeden.
Meteen aan de slag met Elvy OD
Om het uw medewerkers eenvoudig te maken, kan iedereen overweg met het pakket. Een paar simpele instructies volgen is genoeg. En het enige wat vereist is, is een scanner of smartphone. Het invoeren hoeft dus niet per se op de zaak te gebeuren. Het kan ook thuis, of onderweg. Bovendien kunt u gevoelige informatie in uw administratie eenvoudig afschermen. Managers die een declaratie moeten fiatteren, hoeven geen toegang te hebben tot de financiële administratie.
Kenmerken
- Elvy OD is beschikbaar voor gebruik met diverse boekhoudprogramma’s, zoals Accountview, Exact Globe, Unit4 en iMuis.
- Onbeperkt qua aantal gebruikers.
- Automatische berekening van de kilometervergoeding, rekening houdend met woon/werk-verkeer.
- Het programma berekent zelf de kilometers op basis van twee postcodes.
- Medewerkers voeren zelf de declaraties in, dus minder werk voor uw administratie. De verantwoordelijke manager kan (indien gewenst) de declaratie aanpassen.
- U kunt Elvy OD gebruiken op uw smartphone.
- Elvy OD werkt met elke browser.
- Het is heel eenvoudig om zelf de invoerschermen te definiëren: u bepaalt zelf wat uw medewerkers moeten invoeren.
Vraag om een verhelderende demonstratie (0181-321550). Dan ziet u zelf hoe eenvoudig het werken voortaan is voor uw medewerkers. Of wilt u nú al meer weten? Vraag dan nu de demo versie aan!