Elektronisch versturen van documenten in AccountView

Het versturen van documenten per e-mail behoort in AccountView reeds geruime tijd tot de mogelijkheden. In AccountView Windows versie 9.2 is het aantal typen documenten dat u per e-mail kunt versturen aanzienlijk uitgebreid. Daarnaast is het hele proces van het e-mailen vanuit AccountView en de inrichting daarvan uitgebreid met meer mogelijkheden.

Aan de elektronische documenten kunt u een PDF-achtergrond toevoegen wanneer u beschikt over de module Facturering II voor de Team- en Business-uitvoering. Zonder deze module is het niet mogelijk om een PDF-achtergrond te koppelen.

Een PDF-achtergrond kan dezelfde functie vervullen als voorgedrukt briefpapier: het bevat de vaste gegevens voor het document, zoals het bedrijfslogo, de adresinformatie en de betalingsgegevens. Die achtergrond moet een PDF-bestand zijn van het A4-formaat. U kunt ervoor kiezen om alle bladen van de documenten te voorzien van dezelfde achtergrond maar u kunt ook, net als bij voorgedrukt briefpapier, werken met een voorblad en vervolgbladen.

\r\n
• In AccountView Solo kan nu met de module Facturering elektronisch worden gefactureerd. Met de module Aanmaningen kan elektronisch worden aangemaand. Beide in de vorm van een PDF-bestand als e-mailbijlage.
\r\n
• In AccountView Team kan alleen met de module Facturering II elektronisch worden gefactureerd (in de vorm van een PDF-bestand en een bestand in UBL-formaat als e-mailbijlagen). Met de module Aanmaningen kan elektronisch worden aangemaand. Bovendien kunt u inkoopfacturen in UBL-formaat automatisch verwerken in AccountView als u beschikt over de module Mutatie-import. In combnatie met de module Verkooporders krijgt u ook de mogelijkheid om de orderbevestiging, de aanbetaling en de pakbon per e-mail te versturen. Gebruikt U de module Inkooporders dan is het mogelijk om de bestelbon op dezelfde wijze te verwerken. Tot slot, de gebruikers van de module Abonnementen kunnen vanaf versie 9.2 de abonnementlayout electronisch verzenden.
\r\n
• Met Accountview Business kan met de module Facturering II elektronisch worden gefactureerd (in de vorm van een PDF-bestand en een bestand in UBL-formaat als e-mailbijlagen). Met de module Aanmaningen kan elektronisch worden aangemaand. Bovendien kunt u inkoopfacturen in UBL-formaat automatisch verwerken in AccountView als u beschikt over de module Mutatie-import. In combnatie met de module Verkooporders krijgt u ook de mogelijkheid om de orderbevestiging, de aanbetaling en de pakbon per e-mail te versturen.Gerbuikt U de module Inkooporders dan is het mogelijk om de bestelbon op dezelfde wijze te verwerken. Tot slot, de gebruikers van de module Abonnementen kunnen vanaf versie 9.2 de abonnementlayout electronisch verzenden.
\r\n

Sinds 2009 is het niet meer verplicht om uw elektronische factuur van een digitaal certificaat te voorzien (zodat te controleren was of de factuur wel echt door u verzonden was). Wel moet de factuur authentiek en integer zijn. De Belastingdienst zegt hierover:

U mag zelf weten of u uw facturen beveiligt, en hoe u dat doet. Als u maar kunt laten zien dat de factuur werkelijk door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer).